quarta-feira, 14 de junho de 2017

Controle das Ordens de Produção - Uma das maiores causas de problemas na apuração dos custos


Um bom controle sobre Ordens de Produção é essencial para obter qualidade na apuração dos custos. Muitas empresas têm problemas com as ordens fechadas e acabam reclamando da qualidade dos custos.

Eu diria que essa questão juntamente com um Controle dos Estoques de má qualidade são os maiores problemas que as empresas enfrentam para apuração dos seus Custos.

Livros quase não abordam esse tema pois a maioria deles são teóricos e deixam de focar questões tão relevantes.



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Controle das Ordens de Produção - Uma das maiores causas de problemas na apuração dos custos





Seja o seu sistema integrado SAP, Datasul, TOTVS, J.Edwards, MaxCont, Symphony ou qualquer outro, alguns processos básicos necessitam ser efetuados com rigor. Caso contrário seus dados de custos e produção estarão comprometidos, sem controle e sem análise.

Algumas práticas simples como análise detalhadas das OP´s previamente ao encerramento das mesmas quando adotadas asseguram qualidade nos controles.

Encerrar ordens sem assegurar que o consumo de materiais esteja reportado corretamente é uma falha grave que ocorre onde empresas que permitem a seus funcionários não seguirem os processos devidos.

As áreas que tem a responsabilidade de reportar os consumos e não fazem devem ser instruídas a trabalhar corretamente. Normalmente as pessoas dessas áreas vêm com desculpas inaceitáveis.

Não sei o que é pior, funcionários que querem justificar as falhas ou lideres que não fazem o que deveriam fazer. Afinal de contas, um responsável por uma área responsável por reportar corretamente consumos tem a responsabilidade de trabalhar corretamente.

Uma ordem de produção não deve ser encerrada sem que antes se assegure que todos os insumos foram devidamente requisitados e debitados à ordem e de serem analisadas as variações de consumos de materiais e horas trabalhadas ocorridos.

Uma comparação entre o consumo teórico e o consumo real é essencial. Vide exemplo abaixo:


Ordem de Produção número  9999 Item : Bolo de Fubá com queijo
Quantidade  1000 quilos 








Relação dos insumos





Codigo Descrição Quant. Teorica Quant. Real Quant. Variação Valor Teorico Valor Real Valor Variação
100 Fubá 700 770 70 1260 1386 126
110 Açucar 80 75 -5 120 113 -8
120 Leite 200 230 30 398 458 60
130 Fermento 25 24 -1 125 120 -5
140 Óvos 88 80 -8 352 320 -32
150 Coco 120 115 -5 240 230 -10









Total 1213 1294 81 2495 2626 131









Horas Máquina 25 32 7 250 320 70

Horas Homem 100 94 -6 400 376 -24









As áreas de produção, PCP e outras acabam fechando ordens de qualquer jeito e na hora de fechar os resultados apurasse um grande número de inconsistências, e aí inicia-se um imenso trabalho de correção do que foi feito errado no início.

Funcionários que encerram ordens muitas vezes nem têm acesso a telas dos sistemas que mostram materiais e tempos apontados nas ordens. O resultado se apresenta na forma de estoques errados, às vezes negativos, resultados de custos errados e muitos outros problemas. Mas apesar de tudo as empresas continuam atuando nas consequências e não corrigem as causas dos problemas. A solução é simples: DEVE-SE FAZER CORRETO NA PRIMEIRA VEZ.  Treinamentos e Procedimentos rígidos são necessários. Funcionários que insistem na postura: " Sempre fiz assim. Não vou mudar agora se a vida toda funcionou dessa forma" devem ser DEMITIDOS ou intimidados de alguma forma e pararem de destruir os sistemas.

CADASTROS CORRETOS

Ter cadastros muito bem feitos é essencial. Muitas empresas restringem os cadastros a poucas pessoas autorizadas que apenas podem atuar sobre de forma muito criteriosa. Mudanças em cadastros existentes ou inclusão de novos itens somente devem ser feitos sob regras rígidas. Ter tudo documentado sob a forma de histórico acessível e fundamental para o sistema tenha

RASTREABILIDADE.

Os registro e reportes de dados nos sistemas envolvendo Ordens de Produção e Estoque devem permitir rastreabilidade. Isso significa que os lançamentos ocorridos no sistema possam ser identificados e verificados se foram ou não feitos corretamente.

Certa ocasião solicitei o desenvolvimento de relatório que demonstrava por funcionário quais foram as transações efetuadas no sistema. Assim que o relatório foi disponibilizado verificamos que dois dos dez funcionários da área eram responsáveis por 80% dos erros ocorridos. Praticamente tudo que faziam era errado. O pior é que estavam fazendo isso há anos. Lógico que o maior problema estava na supervisão e gerencia da área que ao invés de identificarem e sanarem as falhas apenas reclamavam da dificuldade devido às inconsistências verificadas.

PERDAS

Em muitos processos é comum ocorrerem perdas dentro de níveis técnicos aceitáveis. O nível de perda normal deve fazer parte das listas de materiais. Muitas empresas não colocam perdas normais de processo e depois acabam reportando variações.

Um requisito importante é que cadastros e listas de materiais estejam muito bem estruturados no sistema assim as diferenças entre o teórico ( dados cadastrados no sistema ) e o real ( dados registrados nas ordens ) não ocorram por deficiência dos dados teóricos cadastrados. 

Nas ordens de produção as melhores práticas implicam em fazer corretamente desde no cadastro la lista de material ( BOM - Bill of Material ) até no fechamento das ordens. Isso implica em registrar nas ordens os materiais e os tempos efetivamente consumidos.

Fazer não apenas certo, mas fazer perfeito na primeira vez é essencial. Nesse contexto o apoio e comprometimento deve partir da diretoria e gerencia da empresa. Verificações e validações dos dados reportados logo em seguida ao fechamento das ordens é essencial. Eventuais erros achados devem ser corrigidos e terem as causas sanadas. Desta forma um bom sistema de Controle e Custos das Ordens de fabricação requerem sobretudo fazer certo da primeira vez. Esse sistema não tolera profissionais medíocres on o que não falta é desculpa para justificar todo tipo de erro. Infelizmente o que prevalece em muitas empresas é o inverso.

Ajuda bastante um sistema com reuniões periódicas e com participação dos principais envolvidos, com ata muito bem feita, delegação de responsabilidades e follow up, tudo dentro do enfoque de uma Plano de Melhoria Contínua.




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